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Governo, rischi e controlli

software per la gestione del rischio aziendale

Il software gestionale Active Trees supporta con un apposito modulo la gestione del rischio aziendale e tutte le altre funzioni che si occupano di governo, rischi e controlli, come Compliance, Internal Audit, Internal Control. In Active Trees tali funzioni aziendali possono svolgere autonomamente le proprie attività, scambiandosi informazioni ove lo ritengano opportuno e condividendo una serie di dati comuni quali la struttura organizzativa, i processi e le normative interne ed esterne. Il Top Management può così ottenere un visione integrata e sempre aggiornata.




Gestisci il catalogo normativo

Con Active Trees puoi archiviare e mantenere aggiornata la normativa rilevante per i processi GRC:

  • ambito normativo
  • norma
  • articolo
  • adempimenti
  • sanzioni
  • interpretazioni
Per ciascun adempimento normativo puoi definire quali sono i processi impattati.

È possibile alimentare e aggiornare la base dati normativa da fonte esterna (ad esempio da IRSA per il settore assicurativo e da ABILAB per il settore bancario)

Puoi infine archiviare e mantenere aggiornata la normativa interna (linee guida, procedure, istruzioni operative)

Active Trees software per la gestione del rischio aziendale
Active Trees software per la gestione del rischio aziendale

Definisci il catalogo dei rischi

Partendo dalle normative interne ed esterne e dalle indicazioni del Risk Manager o dei Process Owner, con Active Trees puoi ottenere una completa gestione del rischio aziendale. In particolare:

  • puoi definire il catalogo dei rischi e degli eventi di rischio
  • puoi riclassificare i rischi con diversi criteri, ad esempio in funzione della classificazione di Basilea II
  • puoi quindi associare i rischi ai processi e alle attività di controllo

Active Trees software per la gestione del rischio aziendale
Active Trees software per la gestione del rischio aziendale

Registra gli eventi

Con Active Trees puoi acquisire da sistemi esterni o inserire manualmente eventi (incidenti, frodi, furti, ecc) L’evento viene descritto, associato al rischio, classificato (dal punto di vista organizzativo, geografico, della causa, ecc); è possibile associare all’evento il valore della perdita ed il valore recuperato.

Active Trees software per la gestione del rischio aziendale

Valuta i rischi

In Active Trees i rischi possono essere:

  • valutati centralmente e successivamente condivisi con i Process Owner ed i Manager organizzativi
  • valutati in self-assessment dai Process Owner e dai Manager organizzativi e poi verificati centralmente
Può essere definito un programma delle attività di valutazione. Le schede di valutazione vengono generate automaticamente ed assegnate ai valutatori. La valutazione del rischio può prevedere le seguenti fasi:
  • calcolo automatico del livello di rischio ex-ante o potenziale in funzione della valutazione di frequenza e gravità
  • valutazione dei controlli in essere a fronte del rischio e del loro grado di mitigazione
  • calcolo automatico del rischio residuo
  • registratone esito test con aumento del rischio residuo nel caso di esito negativo
  • nel caso di rischio residuo ancora troppo elevato definizione delle azioni di miglioramento (es modifiche di processo, maggiori controlli, trasferimento del rischio) con indicazione del responsabile e della data di completamento prevista
Per una gestione del rischio aziendale completa può anche essere attivato un workflow di validazione e approvazione.

Active Trees software per la gestione del rischio aziendale
Active Trees software per la gestione del rischio aziendale

Verifica la conformità

Con Active Trees puoi programmare ed effettuare attività di controllo della conformità rispetto a normative (ad esempio in ambito Qualità, sicurezza e ambiente) o rispetto a processi e procedure interne. Le schede di valutazione vengono generate automaticamente ed assegnate ai valutatori. La valutazione della conformità prevedere le seguenti fasi:

  • analisi documentale o sul campo
  • identificazione delle best practice, conformità, raccomandazioni, non conformità con diversi livelli di gravità
  • descrizione delle Raccomandazioni e delle Non Conformità, assegnazione della responsabilità
Può essere attivato un workflow di validazione e approvazione.

Active Trees software per la gestione del rischio aziendale
Active Trees software per la gestione del rischio aziendale

Gestisci le non conformità

In Active Trees le non conformità possono avere diverse origini:

  • Audit o verifiche ispettive
  • Ticket
  • Eventi o incidenti
  • Segnalazioni dall’interno interno o dall’esterno
Puoi registrare e descrivere le non conformità; le puoi classificare per tipologia e correlare a Unità organizzative, processi, prodotti, servizi e normative.

Puoi quindi gestire le diverse fasi di soluzione: contenimento, verifica, analisi delle cause, azioni correttive e preventive, controllo risultati, conclusione e notifiche.

Active Trees software per la gestione del rischio aziendale
Active Trees software per la gestione del rischio aziendale

Esegui le azioni di miglioramento

Le azioni di miglioramento originate nelle diverse attività GRC sono state assegnate ad un Responsabile con una data di completamento prevista. Puoi ora verificare in ogni momento il loro stato di avanzamento e le azioni in ritardo, Puoi anche definire regole di sollecito automatico differenziate in funzione della gravità e con notifica a livelli organizzativi crescenti all’aumentare del ritardo.

Quando l’azione di miglioramento viene dichiarata conclusa, puoi verificare la descrizione della modalità di soluzione ed i documenti allegati e quindi validare la conclusione dell’azione oppure richiedere ulteriori interventi.

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Gestisci le scadenze di legge

Le normative prevedono diverse scadenze ordinarie, cioè che si ripetono con scadenze periodiche. Diversi organi pubblici possono inoltre richiedere in modo straordinario una serie di informazioni o adempimenti che devono essere effettuati entro una certa scadenza. Con Active Trees puoi:

  • Definire il catalogo delle scadenze ordinarie in perimetro, correlarle alle norme e assegnarne la responsabilità ad una Unità Organizzativa per ciascuna Società
  • Inserire le scadenze straordinarie
  • Generare e notificare automaticamente al Responsabile la scadenza in tempo utile per la sua esecuzione
  • Controllare l’avanzamento e inviare solleciti automatici nel caso di ritardi
  • Tenere traccia di tutta la documentazione prodotta e inviata agli organi richiedenti

Active Trees software per la gestione del rischio aziendale
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Produci analisi e relazioni

Con le funzioni di Business Intelligence integrate con Actve Trees puoi effettuare analisi e produrre report e relazioni periodiche su:

  • Analisi qualitativa e quantitativa sulla gestione del rischio aziendale e sui controlli effettuati
  • Situazione e andamento delle conformità e non conformità
  • Sanzioni e danni subiti
  • Avanzamento delle azioni preventive e correttive
  • Scadenze ordinarie e straordinarie

Active Trees software per la gestione del rischio aziendale
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