Active Trees I vantaggi della soluzione
Caratteristiche e principali vantaggi della soluzione
Active Trees permette di modellare e governare tutte le tematiche
citate in modo integrato e in un unico ambiente con i seguenti
vantaggi:
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- Un sistema unico per diverse finalitą
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In molte Organizzazioni esistono varie “versioni”, ad esempio dello stesso processo, scritte da gruppi di lavoro diversi per finalità diverse (per la qualità, per la compliance, per i rischi operativi, per il mansionario organizzativo, per i sistemi informativi, per ottimizzare il processo, ecc) e ovviamente con contenuti diversi. Spesso nessuna di queste versioni è completa e definitiva e tutte diventano rapidamente obsolete e inutilizzabili.
Poter disporre di un modello unico, consistente e sempre aggiornato relativo a obiettivi, organizzazione, processi, ecc permette di utilizzarlo per diverse finalità senza duplicazione di archivi e velocizzando l’avviamento di nuove iniziative. E’ inoltre possibile “unire gli sforzi” per mantenere nel tempo il modello aggiornato. Un modello unico permette infine analisi a “tutto tondo” su diverse tematiche. Ad esempio:- a partire dall’obiettivo di migliorare il servizio al Cliente, si può verificare il turnover del personale del Call center, le loro valutazioni e la formazione a loro erogata
- si può elaborare il piano di formazione dando la giusta priorità alle competenze e ai ruoli identificati come strategici negli obiettivi
- Riduzione dei costi di gestione
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Utilizzare sistemi diversi per finalità diverse comporta maggiori costi di acquisizione di licenze, di integrazione e interfaccia e soprattutto di lavoro per costruire e mantenere i modelli.
Con un unico sistema si abbattono i costi della soluzione e si ottengono notevoli sinergie di progetto e di gestione a regime. Le persone devono imparare ad utilizzare un solo sistema. Active Trees è molto facile da usare e può quindi essere imparato rapidamente.
Active Trees è completamente realizzato con tecnologia web con conseguenti minori costi di gestione.
- Elevata produttivitą per gli utenti del sistema
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Sono molti i casi di progetti relativi ai processi e all’ organizzazione che si sono interrotti o il cui risultato è diventato obsoleto a causa dell’onerosità e della complessità del sistema di gestione.
Sulla base della nostra esperienza di utilizzatori di Active Trees nell’ambito dei progetti nei quali partecipiamo come consulenti, abbiamo voluto realizzare un sistema il più possibile semplice e produttivo. Ad esempio:
- il sistema è in grado di acquisire in modo facile informazioni da MS WORD (ad esempio per caricare un intero processo o l’organigramma)
- i diagrammi di flusso di processo, l’organigramma e la mappa degli obiettivi vengono generati automaticamente
- sono disponibili diversi strumenti a supporto della produttività
- possono essere prodotti automaticamente diversi tipi di manuali (organizzativi, di processo, ecc) con contenuti predefiniti dall’utente
La stima del risparmio di tempo fatta da nostri Clienti per gestire il modello dei processi è dell’ordine del 50%. rispetto a prodotti concorrenti.
- Migliore comunicazione e condivisione della conoscenza
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In molte Organizzazioni gli obiettivi strategici, l’organizzazione, la normativa ed i processi non vengono comunicati e resi disponibili al personale con strumenti di facile consultazione e ricerca. Spesso l’elevato volume di informazioni rende di fatto inutilizzabile la base di conoscenza aziendale e le persone ricercano le informazioni necessarie alla loro operatività con altre modalità spesso con difficoltà, spreco di tempo ed ottenendo informazioni non coerenti. Le modifiche organizzative o di processo vengono comunicate con mail o circolari cartacee e manca una verifica della effettiva presa visione.
Active Trees dispone di un sistema di pubblicazione che permette di realizzare strutture di navigazione e contenuti personalizzati in funzione di ciascun ruolo professionale. In questo modo ognuno può consultare solo le informazioni a lui indirizzate in funzione del tipo di attività svolto.
Ad ogni revisione è possibile notificare le modifiche pubblicate ai soli interessati via e-mail o direttamente sul portale, tenere traccia dell’avvenuta presa visione e sollecitare i ritardatari. E’ anche possibile ricevere commenti e proposte di miglioramento da tutte le persone coinvolte in modo da attivare un canale collaborativo bidirezionale per il miglioramento continuo.
- Gestione multi-ambiente per sistemi consortili
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Alcune Organizzazioni possono non avere le risorse sufficienti per gestire autonomamente progetti di modellizzazione dei processi e dell’organizzazione. Diventa quindi difficile affrontare progetti di miglioramento o attivare le iniziative richieste dalle normative come ad esempio i sistemi Qualità, Sicurezza e Ambiente, il controllo dei Rischi operativi, Basilea 2, ecc.
Active Trees comprende una gestione multiambiente (dove ogni ambiente potrebbe essere una società o un gruppo) e una serie di funzioni sviluppate appositamente per progetti o gestioni di tipo consortile. Con queste funzioni è possibile collaborare allo sviluppo di uno o più modelli comuni da riutilizzare in tutto o in parte con le opportune personalizzazioni nel proprio ambiente.